ปัจจุบันนี้ Google Workspace ตัวช่วย Cloud Solution สำหรับธุรกิจ กลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือของการทำงานยุค Digital Transformation 5.0 ที่ช่วยให้ทุกองค์กร ทุกอุตสาหกรรมประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้นในหลาย ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นการลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องกับระบบไอที ที่ไม่ต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์ อีกยังช่วยให้บุคลากรในองค์กรสามารถทำงานจากที่ไหน เวลาใดก็ได้ เพียงแค่มี Wi-fi และที่สำคัญสามารถเพิ่มความปลอดภัยให้แก่ระบบและเอกสารสำคัญโดยการกำหนด Authorization ของผู้ใช้งานได้อีกด้วย
วันนี้เราจะพาทุกคนไปดูกันว่า Google Workspace ช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อย่างไร? ตอบโจทย์ Digital Nomad หรือไม่? และช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้แก่ระบบได้จริงไหม? แบบครบจบในบทความเดียว
สำหรับองค์กรที่เลือกใช้ Cloud Solution ของ Google Workspace ไม่จำเป็นต้องเสียค่าใช้จ่ายไปกับการซื้อเซิร์ฟเวอร์ใหม่ หรือเสียเวลาในการพัฒนาระบบการจัดเก็บข้อมูลเพิ่ม เพราะ Cloud Solution ถูกออกแบบมาอย่างละเอียดถี่ถ้วนและครอบคลุม เพื่อรองรับฟังก์ชันการทำงานแบบองค์รวมขององค์กรทุกขนาด ไม่ว่าขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ แถมยังช่วยลดการใช้กระดาษ (Paper) ด้วยวิธีการเก็บข้อมูลในรูปแบบของ E-document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มากขึ้น ที่สำคัญยังช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เพียงแค่คีย์ชื่อหรือข้อมูลภายในเอกสาร เอกสารนั้นก็จะปรากฏขึ้นมาให้เลือกทันที ส่งผลให้การดำเนินงานภายในองค์กรของคุณมีความคล่องตัวและสะดวกมากยิ่งขึ้น
เนื่องจาก Google Workspace สามารถเข้าถึง (Access) ระบบได้ทันทีเพียงแค่มี Wi-fi ไม่ว่าบุคลากรของคุณจะอยู่ที่บ้าน หรือที่ไหนบนโลก ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายผ่าน Cloud Solution โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเดินทางเป็นชั่วโมงเพื่อมาทำงานหรือค้นหาเอกสารที่บริษัท ทั้งยังเป็นการลดความเสี่ยงของการติดเชื้อไวรัสโควิด-19 และเป็นการเพิ่มความยืดหยุ่น (Flexibility) ให้กับวัฒนธรรมการทำงานขององค์กร หรือที่ขึ้นชื่อว่าเป็น “องค์กรของคนยุคใหม่” ที่ใคร ๆ ก็อยากทำงานด้วย ซึ่งสามารถช่วยดึงดูดบุคลากรเก่ง ๆ ที่ต้องการความยืดหยุ่นสูง ๆ ซึ่งเป็นการสวนกระแสเทรนด์ Digital Nomad และ The Great Resignation ได้อีกด้วย
โดยผลพลอยได้ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ องค์กรสามารถประหยัดค่าอุปโภค เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ของบริษัทไปโดยปริยาย เนื่องจากมีการใช้งานออฟฟิศน้อยลง ซึ่งปัจจุบันนี้ บางบริษัทหันมายกเลิกสัญญาเช่าพื้นที่สำนักงานระยะยาว ปรับเป็น WFH 80-100% และ/หรือเปลี่ยนมาเช่า Co-working Space ชั่วคราวเฉพาะวันที่มีความจำเป็นเท่านั้น
Google Workspace มีฟังก์ชันพิเศษ อย่าง Authorization หรือการสร้างสิทธิแบบเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานนั้น ๆ ให้มีความแตกต่างกัน เช่น หากเราต้องการให้ผู้ใช้งานคนที่ 1 และ 2 สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ แต่ไม่ต้องการให้ผู้ใช้งานคนที่ 3, 4, 5 และอื่น ๆ เข้าถึงข้อมูลเราก็สามารถตั้งค่าได้อย่างสะดวก หรือจะเลือกให้ผู้ใช้งานนั้น ๆ ได้รับสิทธิเข้าถึงข้อมูลแต่ไม่สามารถแก้ไขอะไรได้เลยนอกจากการดูเอกสารเพียงอย่างเดียวก็สามารถทำได้เช่นกัน ซึ่งเป็นการช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้แก่ระบบและข้อมูลสำคัญทางธุรกิจอย่างมาก
Google Workspace ยังมีฟังก์ชันจัดการบัญชีผู้ดูแลระบบ Google Admin Console ซึ่งช่วยให้เราสามารถตั้งค่าและจัดการผู้ใช้งานทั้งหมดในองค์กรได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว ด้วยฟีเจอร์ที่ผสานรวมกับ Cloud Identity ในการจัดการผู้ใช้งาน ที่สามารถตั้งค่าตัวเลือกการรักษาความปลอดภัย เช่น การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน และการคีย์ความปลอดภัย (Security key) เป็นต้น
ยิ่งไปกว่านั้นคือ Google Workspace สามารถแทร็ก (Track) การใช้งานทั้งหมดภายในระบบ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสารทุกฉบับในช่วงเวลานั้น ๆ ได้อีกด้วย โดยเราสามารถเช็กสถานะได้ว่า ผู้ใช้งานคนไหนทำการเปลี่ยนแปลงอะไรกับเอกสารหรือข้อมูลใด ๆ ไปบ้าง จึงช่วยเพิ่มทั้งความสะดวกสบาย ความปลอดภัยและประสิทธิภาพในการทำงานแบบองค์รวมได้ในเวลาเดียวกัน
นอกจากนี้ Cloud Solution หรือ Cloud Computing พื้นฐานสำคัญ Google Workspace สำหรับองค์กร ยังสามารถมอบความยืดหยุ่นและการป้องกันความผิดพลาดในการทำงานให้กับทุกคนในองค์กรได้ ซึ่งหนึ่งในตัวช่วยที่เป็นประโยชน์อย่างมากนี้ คือ ฟังก์ชันการกู้คืนข้อมูลอันทันสมัย ที่ช่วยให้โครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) ของระบบธุรกิจมีความแข็งแรง ปลอดภัย และยังช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับธุรกิจของคุณได้อีกด้วย
เพราะเมื่อโครงสร้างพื้นฐานของธุรกิจแข็งแรงแล้ว ประสิทธิภาพในแง่ของการวางแผนและบริหารทรัพยากรก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ซึ่งนอกจาก Cloud Solution จะช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่าย จนมีเม็ดเงินไปลงทุนหรือบริหารในส่วนอื่น ๆ เพิ่มมากขึ้นแล้ว ยังช่วยป้องกันการสูญหายของทรัพยากรสำคัญทางธุรกิจ เช่น สัญญาบริษัทคู่ค้า สัญญาซื้อขาย ข้อมูลเอกสารลูกค้า และข้อมูลของพนักงาน ซึ่งถือว่าเป็นโครงสร้างการทำงานขั้นพื้นฐาน ที่มีความสำคัญต่อการทำธุรกิจทั้งสิ้น
สำหรับใครที่ต้องการทราบข้อมูลเกี่ยวกับ Google Workspace ให้ลึกซึ้งมากขึ้นกว่านี้
ด้วยเหตุนี้ Google Workspace สำหรับธุรกิจจึงกลายเป็นเครื่องมือในยุค 5G ที่ช่วยให้ทุกองค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานองค์รวมให้มากขึ้น ยกระดับการทำงานจากที่ไหน เวลาใดบนโลกก็ได้แบบตอบโจทย์ Digital Nomad และที่สำคัญช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้แก่ระบบได้จริงอีกด้วย โดย dtac business เรามีบริการ Google Workspace ที่พร้อมช่วยเหลือธุรกิจให้พัฒนาในทุกรูปแบบ ช่วยเพิ่มพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย และช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น หากต้องการรายละเอียดหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 1431 กด 2
แล้วคุณจะรู้ว่าใช้ Google Workspace กับ dtac business คุ้มค่าและดีที่สุด!