บริการ Call Center นั้นมักใช้ในการให้ข้อมูลและช่วยเหลือลูกค้าด้านต่างๆ โดยเฉพาะการรับแจ้งและช่วยแก้ปัญหาให้แก่ลูกค้า ทำให้ในบางครั้งผู้ให้บริการต้องเผชิญหน้ากับความยากลำบากในการทำงานจากการให้บริการลูกค้าจำนวนมากพร้อมกัน และอาจส่งผลให้ไม่สามารถให้บริการและสร้างความพึงพอใจสูงสุดให้แก่ลูกค้าบางคนได้ แต่หากคุณมีกลยุทธ์ในการทำระบบ Call Center ที่ดี และมีระบบสนับสนุนอื่นๆ มาช่วยรองรับให้ดียิ่งขึ้นอย่างบริการ Mobile PBX ก็จะช่วยพัฒนาคุณภาพการบริการลูกค้าผ่าน Call Center ได้อย่างสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้นแน่นอน
การพัฒนาคุณภาพบริการ Call Center สำคัญอย่างไร?
การพัฒนาคุณภาพบริการระบบ Call Center ขององค์กร ให้สามารถสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าของคุณได้นั้น ถือเป็นหนทางสู่ความมั่นคง ความน่าเชื่อถือ และความสำเร็จขององค์กรเลยก็ว่าได้ เนื่องจากความพึงพอใจของลูกค้าเป็นตัวตัดสินว่าพวกเขาจะยังคงใช้สินค้าหรือบริการของคุณต่อไปหรือไม่ รวมถึงจะแนะนำบริการของคุณให้ผู้อื่นหรือไม่ด้วยเช่นกัน
บริการ Call Center ที่สามารถช่วยแก้ปัญหาของลูกค้าได้เป็นอย่างดี และทำให้ลูกค้าพึงพอใจได้ จึงเป็นผลดีต่อภาพลักษณ์และยอดขายของธุรกิจด้วย ในทางตรงข้ามกัน หากบริการ Call Center ไม่สามารถสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้ พวกเขาจะหยุดสนับสนุนธุรกิจของคุณ และอาจบอกต่อความผิดหวัง หรือประสบการณ์ที่ไม่ดีให้คนอื่นๆ รู้ ส่งผลให้ภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณเสียหายได้
ด้วยเหตุนี้เอง องค์กรต่างๆ ที่ให้บริการ Call Center จึงต้องมีแนวทางการให้บริการ และส่งเสริมคุณภาพการให้บริการ Call Center ที่ดี ซึ่งเราได้รวบรวมเอา 4 เทคนิคสำคัญในการดูแลบริการ Call Center ไว้ในบทความนี้เพื่อคุณ
4 ทริกสำคัญสำหรับบริการ Call Center เพื่อความพึงพอใจของลูกค้า
1. อย่าปล่อยให้ลูกค้ารอนาน
เมื่อเกิดปัญหาในการใช้บริการ หรือสินค้าบางอย่างขึ้น แน่นอนว่าไม่ว่าลูกค้าคนไหนก็คงร้อนใจ และเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีขึ้น และการต้องรอสาย Call Center นานๆ ก็จะยิ่งทำให้พวกเขาไม่พอใจมากขึ้นอีก ดังนั้น การจัดการระบบ Call Center ที่ดี จะต้องไม่ปล่อยให้ลูกค้ารอนาน โดยอาจใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติ IVR (Interactive Voice Response) ช่วยพูดคุย และให้ข้อมูลแก่ลูกค้าในเบื้องต้นก่อน และใช้ระบบ Call Hunting และระบบโอนสายอัตโนมัติเข้ามาช่วยจัดการสายโทรเข้าแต่ละสาย และส่งต่อพนักงานมาให้บริการโดยเร็วที่สุดนั่นเอง
2. แก้ปัญหาของลูกค้าให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
นอกจากการส่งต่อสายโทรเข้าของลูกค้าให้แก่เจ้าหน้าที่ให้รวดเร็วที่สุดแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องไวไม่แพ้กันคือการแก้ปัญหา หรือหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดให้แก่ลูกค้า ซึ่งสามารถทำได้โดยการวิเคราะห์ปัญหาให้ชัดเจน จากนั้นส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบโดยตรง โดยอาจใช้ระบบตอบรับ IVR ร่วมกับระบบโอนสายอัตโนมัติ เพื่อส่งลูกค้าไปยังทีมงานผู้รับผิดชอบปัญหาด้านต่าง ๆ และหลีกเลี่ยงการโอนสายไป-มาหลายทอด เพราะจะสร้างความล่าช้าและรำคาญใจให้แก่ลูกค้าได้
3. เรียนรู้และพัฒนาพนักงาน Call Center อยู่เสมอ
ปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการให้บริการ Call Center ที่สร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้ บางครั้งอาจไม่ใช่ระบบและการจัดการ แต่เป็นพนักงาน Call Center ผู้ให้บริการลูกค้าแต่ละคน ทำให้ผู้ดูแลระบบ Call Center ต้องให้ความสำคัญกับการสอดส่องดูแลการทำงานของพนักงาน โดยอาจวิเคราะห์จากรายงานผลการใช้งานผ่าน Dashboard หรือดูจากคะแนนการให้บริการจากลูกค้า และบันทึกเสียงการสนทนา จากนั้นจึงพัฒนาพนักงานในด้านต่างๆ อยู่เสมอ เช่น การเลือกใช้โทนเสียง การเลือกใช้คำพูด ไปจนถึงการรับมือกับความเครียดและอารมณ์ของลูกค้าด้วย
4. เลือกเครื่องมือการสร้างระบบ Call Center ที่ใช่
เพื่อที่จะให้บริการ Call Center ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด คุณควรใช้บริการสำหรับสร้างระบบโทรศัพท์สำนักงานที่มีคุณภาพ ตอบโจทย์ทั้งการให้บริการลูกค้าและการพัฒนาบริการได้ครบในเครื่องมือเดียว อย่างบริการระบบ Mobile PBX จาก dtac OneCall นั่นเอง
dtac OneCall บริการ Mobile PBX ระบบ Call Center ที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการของธุรกิจ
หากคุณต้องการระบบ Call Center ที่ตอบโจทย์ทั้งผู้ให้บริการและลูกค้าได้อย่างเต็มศักยภาพ dtac OneCall ซึ่งเป็นบริการ Mobile PBX คือตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ เพื่อให้คุณสามารถสร้าง Call Center ได้ผ่านโทรศัพท์มือถือโดยไม่ต้องง้อโทรศัพท์สำนักงาน อยู่ที่ไหนก็ทำงานได้ แถมยังมีฟังก์ชันมากมายกว่า 15 รายการที่จะช่วยส่งเสริมบริการ Call Center ขององค์กรให้มีคุณภาพได้ ไม่ว่าจะเป็นระบบตอบรับอัตโนมัติ ทั้งแบบชั้นเดียวและแบบไม่จำกัดจำนวนชั้น, ระบบโอนสายอัตโนมัติ, ระบบ Call Hunting, ระบบคิวรอสาย, ระบบอัดเสียงสนทนา รวมไปถึงการรายงานผลด้วยระบบ Dashboard และฟังก์ชันอื่นๆ อีกมากมาย ที่ให้คุณสามารถเริ่มใช้งานได้ในราคาย่อมเยา เริ่มต้นเพียง 149 บาท/เบอร์/เดือน เท่านั้น
มองหาระบบ Mobile Call Center ที่มีฟังก์ชันหลากหลาย ใช้งานง่าย และมีค่าใช้จ่ายคุ้มค่า เลือก dtac OneCall ติดต่อและสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการ Mobile PBX โทร 1431 เรามีเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญพร้อมให้บริการแก่คุณ
ติดตามข่าวสารจาก dtac business ได้ตามลิงก์ด้านล่าง
Facebook : dtac business
YouTube Channel: dtac
