งาน HR (Human Resources) หรืองานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น เป็นส่วนงานที่มีภาระหน้าที่หลายด้าน จำเป็นที่จะต้องติดต่อกับผู้คนทั้งในองค์กรและนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการจัดหาบุคคล ประเมินบุคคล เตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคน ไปจนถึงการรับเรื่องร้องเรียน การรับแจ้งและจัดการเรื่องต่าง ๆ ภายในองค์กร ดังนั้นเพื่อที่จะทำให้การทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างราบรื่น การลดภาระ และเพิ่มความสะดวกสบายในระบบบริหารงานบุคคลให้ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นจึงจำเป็นมาก เนื่องจากเมื่องานของฝ่าย HR มีประสิทธิภาพ มีเวลาในการจัดการงานส่วนอื่น ๆ เช่นการพัฒนาบุคลากรและสรรหาบุคลากรใหม่ ๆ มากขึ้นแล้ว ก็จะส่งผลให้องค์กรเติบโตและมั่นคงขึ้นไปด้วยนั่นเอง
ซึ่งหนึ่งในปัญหาจุกจิกที่ทาง HR จะต้องพบเจออยู่ทุกวัน คงหนีไม่พ้นการรับสายจากคนภายในองค์กรตลอดทั้งวัน แต่คุณสามารถจัดการกับปัญหานี้ได้ง่ายๆ เพียงแค่ใช้ตัวช่วยดีๆ อย่างบริการระบบโทรศัพท์สำหรับองค์กรอย่าง Mobile PBX จาก dtac ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดูกันว่าบริการ Mobile PBX สำหรับสำนักงานนั้นช่วยส่งเสริมการทำงาน และลดภาระของฝ่าย HR ได้อย่างไรบ้าง
บริการ Mobile PBX คืออะไร
Mobile PBX เป็นบริการที่ทำให้องค์กรของคุณสร้างเครือข่ายโทรศัพท์ภายในองค์กรได้โดยเชื่อมต่อเบอร์โทรศัพท์ของส่วนกลาง เข้ากับเบอร์โทรศัพท์ของพนักงานบนโทรศัพท์มือถือของแต่ละคนเพื่อติดต่อสื่อสารระหว่างกันในองค์กร ทำให้ใช้งานเครือข่ายโทรศัพท์ภายในองค์กรได้จากทุกที่ มาพร้อมกับฟังก์ชันมากมายไม่ว่าจะเป็นระบบตอบรับอัตโนมัติ การกำหนดกลุ่มผู้รับสายตามเงื่อนไขต่างๆ การโอนสายอัตโนมัติ การประชุมสาย การตั้งค่าหมายเลขติดต่อภายใน หรือแม้แต่การบันทึกเสียงการสนทนา และยังมีฟีเจอร์อื่นๆ และสร้างความสะดวกให้กับพนักงาน
Mobile PBX ช่วยยกระดับงาน HR ได้อย่างไร
เมื่อคุณรู้จักกับบริการ Mobile PBX สำหรับองค์กรอย่างคร่าว ๆ กันแล้ว เรามาดูกันเลยว่า คุณสมบัติแต่ละอย่างของบริการนี้ จะช่วยยกระดับงาน HR ภายในองค์กรของคุณได้อย่างไร
จัดการสายโทรเข้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อย่างที่เราได้กล่าวไว้ในข้างต้นว่า หนึ่งในภาระงานที่มากที่สุดสำหรับงาน HR ก็คือการรับสายโทรศัพท์จากพนักงานหรือบุคคลภายนอกมากมาย ซึ่งบริการ Mobile PBX สามารถช่วยให้แต่ละสายที่โทรเข้ามา ถูกจัดกลุ่ม และโอนสายส่งต่อให้ตำแหน่งที่เกี่ยวข้องได้ทันที ผ่านระบบตอบรับอัตโนมัติ (IVR) การกำหนดและตั้งค่ากลุ่มผู้รับสายตามฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และการโอนสายอัตโนมัติ ทำให้ HR ไม่จำเป็นจะต้องทำหน้าที่โอนสายให้แก่ฝ่ายอื่น ๆ อีกต่อไป รวมถึงสามารถโอนสายจากพนักงานแต่ละคนที่เข้ามาติดต่อฝ่าย HR แต่ละแผนกได้ผ่านระบบอัตโนมัติไม่ว่าจะเป็น
- การติดต่อแผนกบริหารบุคคล (Human Resource Planning) เพื่อปรึกษา ประชุม หรือเสนอแนะการวางแผนใช้บุคลากร เช่น การขอทรัพยากรบุคคลเพิ่ม หรือแนวทางการพัฒนาบุคลากรในแต่ละฝ่าย แต่ละหน้าที่
- การติดต่อแผนกสรรหาและคัดสรรบุคลากร (Recruitment, Selection & Introduction) เกี่ยวกับการจัดหา สัมภาษณ์ และการดูแลบุคลากรใหม่
- การติดต่อแผนกเอกสารและข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล (Personnel Administration) เพื่อสอบถามเรื่องการรับเงินเดือน Payroll ข้อมูลการทำงาน การขาด/ลางาน และข้อมูลอื่น ๆ
- การติดต่องานพัฒนาบุคลากร (Training & Development) เพื่อประสานงานเรื่องการฝึก อบรม และพัฒนาความสามารถของบุคลากร และเสริมสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงาน
- การติดต่อแผนกประเมินผลงาน (Performance Management) เพื่อประสานงานด้านการประเมินบุคลากรไม่ว่าจะเป็นการผ่านระยะทดลองงาน หรือการผ่านการประเมินรายปี รวมถึงการให้รางวัลพนักงานดีเด่นในด้านต่าง ๆ
- การติดต่อแผนกสืบทอดงาน และความก้าวหน้าทางอาชีพ (Succession & Career Planning) เพื่อพูดคุยเรื่องการวางแผนสายอาชีพของพนักงานแต่ละคนว่ามีความสนใจ และมีศักยภาพที่จะทำงานในตำแหน่งใดต่อไปได้
- การติดต่อแผนกบริหารจัดการผู้มีความสามารถโดดเด่น (Talent Management) เพื่อร่วมสรรหาคนที่มีความสามารถโดดเด่นภายในองค์กร ช่วยพัฒนา ดูแล และจูงใจให้อยู่กับองค์กรต่อไป
- การติดต่อแผนกแรงงานสัมพันธ์ (Labour Relations) เพื่อปรึกษาหรือประสานงานด้านระเบียบวินัยและกฎหมายแรงงาน ไปจนถึงการยื่นข้อเรียกร้อง การสอบสวนการกระทำผิดต่าง ๆ ตลอดจนการดูแลและส่งเสริมความสัมพันธ์อันดีในองค์กร
ประชุมสายร่วมกันกับคนในแผนกต่างๆ จัดการทุกปัญหาได้ทันท่วงที
เพราะบริการ Mobile PBX มีฟังก์ชันประชุมสาย ที่ทำให้สามารถโทรหาหลายเบอร์ได้พร้อมๆ กัน ไม่ว่าจะเป็นคนในฝ่ายเดียวกัน คนภายในองค์กร และบุคคลนอกองค์กรก็ตาม ซึ่งคุณสมบัตินี้จะช่วยให้ทาง HR สามารถแจ้งข่าว พูดคุย หารือ และจัดการปัญหาต่างๆ ภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นต้องโทรหาผู้ที่เกี่ยวข้องทีละคนๆ ซึ่งช่วยลดปัญหาเรื่องการสื่อสารผิดพลาดหรือความเข้าใจไม่ตรงกันได้ด้วย
กดโทรหาหมายเลขภายใน ติดต่อหน่วยงานที่ต้องการได้ทันที ไม่ต้องผ่าน HR
เมื่อคุณใช้บริการ Mobile PBX สำหรับองค์กร คุณจะสามารถตั้งค่าหมายเลขภายในเพื่อเชื่อมต่อไปยังหน่วยงาน หรือฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กรได้ ทำให้แต่ละฝ่ายสามารถติดต่อกันได้เองอย่างง่ายดายและรวดเร็ว ลดปริมาณงานของฝ่าย HR ลงได้เพราะไม่จำเป็นต้องดำเนินการผ่านทางฝ่าย HR แล้วนั่นเอง
ใช้งานได้ผ่านโทรศัพท์มือถือ เชื่อมต่อระบบโทรศัพท์องค์กรได้จากทุกที่
การใช้งาน Mobile PBX นั้นสร้างความสะดวกสบายให้แก่ฝ่าย HR และคนทั้งองค์กร โดยเฉพาะในยุคโรคระบาดที่หลายบริษัทยังคงต้องใช้มาตรการทำงานจากที่บ้าน เพราะทุกคนในองค์กรจะสามารถใช้งานเครือข่ายโทรศัพท์ภายในองค์กรได้แม้จะไม่ได้อยู่ที่บริษัทก็ตาม เพราะ Mobile PBX จะเชื่อมต่อกับเบอร์ส่วนบุคคลของบุคลากรแต่ละคนโดยตรง รับสาย และใช้งานได้ผ่านทางโทรศัพท์มือถือ จึงสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไม่มีสะดุด
จัดการระบบได้ง่ายๆ ผ่านแอปพลิเคชัน และเว็บไซต์
นอกจากจะสามารถใช้งานได้ผ่านโทรศัพท์มือถือ ที่ทำให้ทุกคนสามารถใช้งานได้จากทุกที่แล้ว บริการ Mobile PBX จาก dtac OneCall เครื่องมือสื่อสารขององค์กร ก็ยังให้ความสำคัญกับความสะดวกสบายต่อผู้ที่ดูแลและควบคุมระบบอีกด้วย เพราะแอดมินผู้ดูแลระบบ Mobile PBX นี้ จะสามารถจัดการกับระบบได้ง่ายๆ ผ่านทางแอปพลิเคชันบนสมาร์ตโฟน และทางdtac OneCall website ซึ่งเข้าใช้งานจากที่ไหนก็ได้เช่นกัน
บันทึกเสียงได้ ย้อนกลับมาฟัง และใช้เป็นกรณีศึกษาได้
อีกคุณสมบัติหนึ่งของบริการ MPBX ที่จะช่วยให้หน่วยงาน HR ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็คือ ฟังก์ชันการบันทึกเสียงการสนทนา ที่จะช่วยให้คุณสามารถย้อนฟังคลิปเสียง เพื่อประเมินการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ เรียนรู้ข้อดี และข้อควรพัฒนาของพนักงานแต่ละคนเพื่อพัฒนาการทำงานในอนาคตนั่นเอง
ด้วยฟังก์ชันที่หลากหลายและครอบคลุมทุกความต้องการของระบบโทรศัพท์ภายในองค์กรและสำนักงาน โซลูชัน dtac OneCall บริการระบบ Mobile PBX จะทำให้เจ้าหน้าที่ HR ทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น ลดโหลดงานรับโทรศัพท์ภายในองค์กรให้เบาลง กระจายงานไปส่วนต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มเวลาให้แก่งานพัฒนาบุคคลเพื่อนำไปสู่เป้าหมายองค์กรที่ตั้งไว้ต่อไป
ติดตามข่าวสารจาก dtac business ได้ตามลิงก์ด้านล่าง
- Facebook: dtac business
- YouTube Channel: dtac
